Blog

Bulgaristan Ticari Vize Başvurusu: Şirketler İçin Gerekli Belgeler

Türkiye'deki şirketlerin Bulgaristan'a iş toplantısı, fuar, ticari görüşme veya proje takibi amacıyla gönderdiği çalışanlar için ticari vize süreci, bireysel turistik başvurulardan farklı bir belge seti gerektirir. Bulgaristan'ın 1 Ocak 2025 itibarıyla Schengen bölgesine kara sınırları dahil tam üye olması, bu süreci daha da önemli hale getirdi; artık ticari vize başvurusu klasik bir Schengen kısa süreli vizesi (C tipi) mantığıyla değerlendiriliyor. Bu yazıda şirketler için ticari vize başvurusunda hazırlanması gereken belgeleri ve dikkat edilmesi gereken noktaları detaylı olarak ele alıyoruz. Bulgaristan Ticari Vizesi Nedir ve Kimler İçin Gereklidir Bulgaristan ticari vizesi, bir şirketin çalışanını veya yöneticisini iş görüşmesi, fuar katılımı, sözleşme müzakeresi, teknik denetim veya ticari işbirliği amacıyla Bulgaristan'a gönderdiği durumlarda başvurulan kısa süreli vize türüdür. Bu vize kategorisi, ücretli çalışma iznine dönüşmeyen, süresi ve amacı sınırlı iş seyahatlerini kapsar. Kimler başvurabilir: Bir şirkette kadrolu çalışan, şirket ortağı veya yöneticisi konumunda olup Bulgaristan'daki bir firma, kurum veya fuar organizasyonu tarafından davet edilen kişiler bu vize türüne başvurabilir. Bulgaristan'ın Schengen Üyeliği Ticari Vize Sürecini Nasıl Değiştirdi Bulgaristan ve Romanya, Mart 2024'te hava ve deniz sınırlarında, 1 Ocak 2025'te ise kara sınırlarında olmak üzere iki aşamada Schengen bölgesine tam üye oldu. Bu değişikliğin ticari vize başvuruları açısından pratik sonucu şudur: geçerli ve kullanılmış çok girişli bir Schengen vizesine sahip iş insanları, belirli koşullarda ayrıca Bulgaristan vizesi almadan Bulgaristan'a giriş yapabilir. Ancak ilk Schengen vizesini doğrudan Bulgaristan üzerinden almak isteyen şirket temsilcileri için başvuru, artık tam anlamıyla Schengen kurallarına (90/180 gün kuralı, Schengen sınırları genelinde geçerli sağlık sigortası, ortak vize başvuru formu) tabidir. Şirket Adına Yapılan Başvurularda Temel Kurumsal Belgeler Ticari vize başvurusunun çekirdeğini, başvuru sahibinin çalıştığı şirkete ait belgeler oluşturur. Konsolosluk veya vize başvuru merkezi, başvuran kişinin gerçekten o şirkette çalıştığını ve seyahatin şirket adına yapıldığını bu belgelerle teyit eder. Şirket dilekçesi: Şirketin antetli kağıdına yazılmış, konsolosluğa hitaben hazırlanmış, kaşe ve yetkili imzası bulunan bir dilekçe. Dilekçede çalışanın görevi, seyahatin amacı ve süresi belirtilmelidir. Faaliyet belgesi: Şirketin bağlı olduğu Ticaret Odası, Esnaf ve Sanatkarlar Odası veya Ziraat Odası'ndan son üç ay içinde alınmış, ıslak imzalı ve kaşeli orijinal belge. Vergi levhası: Şirketin güncel, barkodlu ve son döneme ait vergi levhası fotokopisi. İmza sirküleri: İşyeri müdürü veya yetkilisinin noter onaylı imza sirküleri fotokopisi. Ticari sicil gazetesi: Şirket ortaklarının, adresinin, unvanının ve faaliyet alanının yer aldığı Resmi Gazete'de yayınlanmış ticari sicil sayfasının fotokopisi. SGK belgeleri: E-Devlet üzerinden alınmış barkodlu SGK işe giriş bildirgesi ve 4A hizmet dökümü, başvuranın şirkette kayıtlı çalışan olduğunu gösterir. Bulgaristan'daki Davet Eden Şirketten İstenen Belgeler Ticari vize başvurularını turistik başvurulardan ayıran en kritik unsur, Bulgaristan tarafındaki davet eden firmadan talep edilen belgelerdir. Bu belgelerin eksik olması, başvurunun doğrudan reddedilmesine yol açabilir. Davet mektubu: Bulgaristan'daki davet eden şirketin kendi antetli kağıdına yazılmış, ziyaretin amacını, süresini, tarafların ilişkisini ve varsa masraf karşılama taahhüdünü içeren detaylı bir ticari davetiye mektubu. Ticaret ve Sanayi Odası tavsiye mektubu: Davet eden Bulgaristan şirketinin kendi bağlı bulunduğu Ticaret ve Sanayi Odası'ndan, başvuru sahibi adına aldığı bir tavsiye (recommendation) mektubu. Bu belge, davet eden şirketin ticari faaliyetinin ve davetin gerçekliğinin bir üst kurum tarafından teyidi niteliğindedir. Bu iki belge birbirini tamamlar niteliktedir; sadece davet mektubu sunmak, oda onayı olmadan çoğu zaman yeterli kabul edilmez. Başvuru Sahibine Ait Kişisel Belgeler Kurumsal ve davet belgelerinin yanında, başvuru sahibinin kendisine ait standart Schengen belgeleri de dosyaya eklenmelidir. Pasaport: Planlanan Schengen bölgesinden çıkış tarihinden sonra en az üç ay geçerliliği bulunan, son on yıl içinde düzenlenmiş ve en az iki boş sayfası olan pasaport. Biyometrik fotoğraf: Son üç ay içinde çekilmiş, 35x45 mm ölçülerinde iki adet fotoğraf. Seyahat sağlık sigortası: Tüm Schengen bölgesini kapsayan, geri gönderim ve acil tıbbi giderleri içeren, seyahat süresinin tamamını kapsayacak şekilde düzenlenmiş sigorta poliçesi. Banka hesap dökümü: Başvuru tarihine yakın alınmış, son üç aylık hareketleri gösteren, banka gişe yetkilisi tarafından imzalanıp kaşelenmiş hesap dökümü. Uçak ve otel rezervasyonu: Gidiş dönüş uçuş rezervasyonu ile konaklama bilgilerini gösteren, seyahat tarihleriyle tutarlı belgeler. Vize başvuru formu: Eksiksiz doldurulmuş ve başvuru sahibi tarafından imzalanmış Schengen vize başvuru formu. Firma Temsilciliği Vizesi ile Ticari Vizenin Farkı Kısa süreli ticari vize, tek bir iş seyahatini veya sınırlı sayıda görüşmeyi kapsar. Buna karşılık, bir Türk şirketinin Bulgaristan'da sürekli bir temsilcilik açması ve bu temsilciliği yönetecek bir personel görevlendirmesi söz konusu olduğunda, başvurulması gereken kategori Firma Temsilciliği Vizesi'dir. Bu vize türü, temsilcilik oluşturacak şirketin ticari ve yasal geçerliliğini kanıtlayan ek belgeler ile daha uzun süreli bir oturma iznine yönelik bir sürecin parçasıdır ve kısa süreli ticari vizeden farklı bir başvuru dosyası gerektirir. Şirketinizin ihtiyacının tek seferlik bir iş seyahati mi yoksa kalıcı bir temsilcilik mi olduğunu netleştirmek, doğru vize kategorisine başvurmak açısından belirleyicidir. Başvuru Sürecinde Sık Yapılan Hatalar Davet mektubunun oda onayı olmadan sunulması. Bulgaristan'daki davetçi şirketin sadece kendi antetli kağıdına yazdığı mektup, ilgili Ticaret ve Sanayi Odası'nın tavsiye mektubu eklenmeden gönderilirse başvuru zayıf değerlendirilir. Şirket belgelerinin güncel olmaması. Faaliyet belgesi veya vergi levhası gibi belgelerin üç aylık geçerlilik süresini aşması, başvurunun ek belge talebiyle geciktirilmesine neden olur. Seyahat amacı ile belgelerin uyuşmaması. Dilekçede belirtilen görüşme tarihleri, otel rezervasyonu veya uçuş bilgileriyle çelişiyorsa bu tutarsızlık başvuruyu olumsuz etkiler. Sigorta kapsamının yetersiz kalması. Sadece belirli bir ülkeyi kapsayan veya seyahat süresinin tamamını içermeyen sigorta poliçeleri kabul edilmez. Başvuru Nereye ve Nasıl Yapılır Bulgaristan vize başvuruları Türkiye'de VFS Global aracılığıyla yürütülür ve başvuru sahibinin ikamet ettiği bölgeye göre farklı başvuru merkezlerine yönlendirilir. Şirket adına yapılan ticari başvurularda, dosyanın tamamının aynı başvuru merkezine ve mümkünse aynı gün içinde teslim edilmesi önerilir; özellikle birden fazla çalışanın aynı fuar veya toplantı için başvurduğu durumlarda dosyaların birbirini destekleyecek şekilde hazırlanması değerlendirme sürecini kolaylaştırır. Başvuru merkezine şahsen gidilmesi, biyometrik veri (fotoğraf ve parmak izi) alınması nedeniyle genellikle zorunludur; parmak izi son beş yıl içinde bir Schengen vizesi için verilmişse bu şart bazı durumlarda aranmayabilir. Bulgaristan'a fuar katılımı amacıyla seyahat eden şirket çalışanları için ayrıca fuar organizasyonundan alınmış katılımcı belgesi veya stant kirası sözleşmesi gibi ek belgeler talep edilebilir. Bu belgeler, ticari davetin somut bir etkinliğe bağlı olduğunu göstererek başvuruyu güçlendirir. Sıkça Sorulan Sorular Ticari vize ile Bulgaristan'da ne kadar kalınabilir? Bulgaristan'ın Schengen üyeliği kapsamında, ticari vize sahipleri genel Schengen kuralı olan 180 gün içinde toplam 90 güne kadar kalabilir; kesin süre vize etiketinde belirtilir. Şirket sahibi kendisi için başvuru yaparken farklı belge mi hazırlamalı? Şirket ortağı veya sahibi başvuruda, işe giriş bildirgesi yerine şirketteki ortaklık payını gösteren ticari sicil gazetesi ve imza sirküleri belirleyici olur; diğer kurumsal belgeler aynı şekilde talep edilir. Geçerli bir Schengen vizesi varsa yeniden Bulgaristan vizesi almak gerekir mi? Kullanılmış ve çok girişli geçerli bir Schengen vizesi bulunan kişiler belirli koşullarda bu vize ile Bulgaristan'a giriş yapabilir; ancak ilk Schengen vizesi olarak Bulgaristan üzerinden başvurmak isteyenler için tam başvuru süreci geçerlidir. Faaliyet belgesi ve vergi levhası nereden alınır? Faaliyet belgesi şirketin bağlı olduğu Ticaret Odası, Esnaf ve Sanatkarlar Odası veya Ziraat Odası'ndan; vergi levhası ise bağlı bulunulan vergi dairesinden veya E-Devlet üzerinden temin edilir. Başvuru dosyasında hangi belgeler orijinal olmalı? Faaliyet belgesi genellikle orijinal ve ıslak imzalı olarak istenir; vergi levhası, ticari sicil gazetesi ve SGK belgeleri ise güncel tarihli fotokopi olarak sunulabilir. Konsolosluk veya başvuru merkezi ek orijinal belge talep edebileceğinden, dosya teslim edilmeden önce güncel liste teyit edilmelidir. Bulgaristan ticari vize başvurusu, hem başvuru sahibinin hem de davet eden Bulgaristan şirketinin belgelerinin eksiksiz ve birbiriyle tutarlı olmasını gerektiren, dosya bazında değerlendirilen bir süreçtir. Şirketler için bu belgelerin doğru sırayla ve doğru kurumlardan temin edilmesi, sürecin sorunsuz ilerlemesinde belirleyici rol oynar. Detaylı bilgi ve profesyonel destek için www.sadecevize.com adresini ziyaret edebilirsiniz. Sadece Vize Danışmanlık olarak size ücretsiz profesyonel ön görüşme ve bilgi hizmeti sunuyoruz. Ön görüşme için iletişime geçiniz.